Politique de confidentialité

Quelles données pouvons-nous traiter ?

• Données d’identité et de contact : nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse et informations relatives au représentant légal.
• Données liées à la demande : message, disponibilité, objet de la prise de contact et historique des échanges.
• Données de devis : adresse e-mail, nom et numéro de TVA de la société le cas échéant, formule et options choisies sur le site.
• Données contractuelles, administratives et de facturation.
• Données de compte et d’utilisation des espaces privés : identifiants, rôle Athlète, Parent ou Coach, activité et contenus déposés.
• Données sportives : discipline, club, niveau, objectifs, parcours, performances et observations de suivi.
• Données techniques : adresse IP, journaux de sécurité, navigateur, appareil et choix relatifs aux cookies.

Comment obtenons-nous les données ?

Les données sont principalement fournies directement par la personne concernée, son représentant légal, son parent, son coach ou la structure qui sollicite l’accompagnement.

Elles peuvent aussi être produites au cours de l’accompagnement, lors des rendez-vous, dans les espaces privés ou par le fonctionnement technique et sécurisé du site.

Protection des jeunes accompagnés

L’accompagnement individuel n’est pas limité à un âge précis, mais il commence généralement à partir de 10 ans. Lorsqu’un mineur est concerné, AU MENTAL adapte l’information à son âge et associe le titulaire de l’autorité parentale lorsque la loi, le contrat ou la nature du traitement l’exige.

Le parent ou représentant légal est invité à ne transmettre que les informations nécessaires et à respecter la vie privée du jeune accompagné.

Qui peut accéder aux données ?

L’accès est limité aux personnes autorisées au sein d’AU MENTAL et, selon le service utilisé, aux prestataires nécessaires au fonctionnement :

• OVHcloud pour l’hébergement du site et de certaines données techniques ;
• WPForms et WordPress pour la réception et la gestion des formulaires ;
• Google Workspace, notamment Gmail et Google Agenda, pour les échanges et rendez-vous ;
• Zapier lorsque l’automatisation d’un formulaire ou d’un rendez-vous est activée ;
• Mailchimp (Intuit Inc.) pour l’envoi de la newsletter aux personnes qui s’y sont inscrites ;
• WhatsApp Business / Meta lorsque vous choisissez ce canal ;
• la plateforme AU MENTAL (espace en ligne athlete.aumental.be et application mobile), qui repose sur Google Cloud / Firebase (Google Ireland Limited) avec un stockage des données dans l’Union européenne (Belgique), pour l’espace privé et le suivi ;
• Stripe pour le traitement sécurisé des paiements en ligne, et WooCommerce (WordPress, hébergé chez OVHcloud) pour la gestion des commandes de la boutique ;
• les conseillers professionnels, autorités ou juridictions lorsque la loi l’impose ou pour défendre un droit.

Ces destinataires n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission et sont soumis aux obligations contractuelles et légales applicables.

Assistant d’intelligence artificielle pour les rapports de suivi

Pour gagner du temps dans la rédaction des rapports, nos coachs peuvent utiliser un assistant d’intelligence artificielle : Claude, développé par Anthropic et exécuté par Google Cloud (service Vertex AI) dans un centre de données situé en Belgique (région europe-west1). Google agit comme sous-traitant d’AU MENTAL SRL.

• Données utilisées par défaut : données chiffrées de suivi (réponses aux questionnaires, séances, matchs, résultats NeuroTracker, objectifs), sans nom, e-mail, club ni date de naissance : seul l’âge est indiqué.
• Avec un accord écrit séparé de l’athlète majeur, ou d’un parent pour un mineur : en plus, les comptes rendus de séance et les commentaires écrits des questionnaires. Les observations confidentielles du coach ne sont jamais transmises.
• Finalité : préparer un brouillon de rapport, que le coach relit, corrige et valide. Aucune décision n’est prise de manière automatisée.
• Base légale : notre intérêt légitime à assurer un suivi de qualité pour les données chiffrées ; votre consentement pour les comptes rendus de séance et les commentaires, ainsi que pour toute donnée relative à la santé (bien-être, sommeil, fatigue).
• Conservation : les brouillons sont conservés sur la plateforme avec le dossier de l’athlète, puis supprimés avec lui. Les données envoyées à l’assistant ne servent pas à entraîner l’IA.
• Vos droits : vous pouvez retirer votre accord ou vous opposer à l’utilisation de l’assistant à tout moment en écrivant à info@aumental.be.

Enregistrement des séances (Plaud)

Avec un accord écrit de l’athlète majeur, ou d’un parent pour un mineur, le coach peut enregistrer une séance avec un enregistreur Plaud. Le service Plaud (Plaud Inc.) transcrit l’enregistrement et prépare une première version du compte rendu, que le coach relit avant de l’ajouter à la plateforme. L’enregistrement audio et la transcription sont supprimés une fois le compte rendu rédigé. Base légale : votre consentement, retirable à tout moment.

Montres connectées

Avec un accord écrit de l’athlète majeur, ou d’un parent pour un mineur, l’athlète peut relier sa montre (WHOOP, Polar et, dans une prochaine version de l’application, Apple Santé). AU MENTAL reçoit alors un résumé quotidien : durée et qualité du sommeil, variabilité de la fréquence cardiaque, fréquence cardiaque au repos, récupération, charge d’entraînement, pas et séances. Ces données relatives à la santé servent uniquement à comparer le ressenti de l’athlète (questionnaires) avec les mesures de sa montre. Elles sont visibles par l’athlète et par les coachs d’AU MENTAL et sont conservées avec son dossier. L’athlète peut déconnecter sa montre à tout moment depuis l’application ; les données ne sont plus importées à partir de ce moment. Base légale : votre consentement explicite, retirable à tout moment. Les fabricants (WHOOP Inc., États-Unis ; Polar Electro Oy, Finlande) traitent ces données selon leurs propres politiques de confidentialité.

Données traitées hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires internationaux, notamment Google, Zapier, Mailchimp (Intuit), Meta, Plaud, WHOOP ou leurs sous-traitants, peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Dans ce cas, AU MENTAL s’appuie sur les mécanismes reconnus par le RGPD, tels qu’une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou toute autre garantie appropriée applicable au transfert.

Comment protégeons-nous les données ?

AU MENTAL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques : limitation des accès, mots de passe et authentification, chiffrement des échanges lorsque disponible, sauvegardes, mises à jour, journalisation de sécurité et sensibilisation des personnes autorisées.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, tout incident est analysé et traité conformément aux obligations applicables.

Quels sont vos droits ?

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données et une copie ;
• la rectification de données inexactes ;
• l’effacement ou la limitation du traitement ;
• la portabilité des données que vous avez fournies ;
• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• le retrait de votre consentement à tout moment.

Adressez votre demande à info@aumental.be. Une preuve d’identité strictement nécessaire peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

Cookies et services externes

Les cookies indispensables peuvent être utilisés pour assurer le fonctionnement, la sécurité, l’authentification et la mémorisation de vos choix.

Les contenus ou services externes non essentiels ne sont chargés qu’après votre consentement lorsque celui-ci est requis. Vous pouvez modifier ou retirer votre choix à tout moment grâce au module de gestion du consentement.

Le détail actualisé des cookies, de leurs fournisseurs et de leur durée figure dans la Politique de cookies.

Sites et plateformes tierces

Le site peut renvoyer vers des services externes. Lorsque vous les consultez ou choisissez de communiquer par leur intermédiaire, leur propre politique de confidentialité s’applique également. AU MENTAL vous invite à la consulter avant de transmettre des données.