Privacybeleid

Welke gegevens kunnen we verwerken?

• Identiteits- en contactgegevens: naam, voornaam, e-mail, telefoon, adres en informatie over de wettelijke vertegenwoordiger.
• Gegevens over de aanvraag: bericht, beschikbaarheid, onderwerp van het contact en geschiedenis van de uitwisselingen.
• Offertegegevens: e-mailadres, naam en btw-nummer van het bedrijf indien van toepassing, formule en opties gekozen op de website.
• Contractuele, administratieve en factuurgegevens.
• Account- en gebruiksgegevens van de privéruimtes: inloggegevens, rol Atleet, Ouder of Coach, activiteit en geüploade inhoud.
• Sportgegevens: discipline, club, niveau, doelen, traject, prestaties en opvolgingsobservaties.
• Technische gegevens: IP-adres, beveiligingslogs, browser, toestel en cookiekeuzes.

Hoe verkrijgen we de gegevens?

De gegevens worden hoofdzakelijk rechtstreeks verstrekt door de betrokkene, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn ouder, zijn coach of de organisatie die de begeleiding aanvraagt.

Ze kunnen ook ontstaan tijdens de begeleiding, bij afspraken, in de privéruimtes of door de technische en beveiligde werking van de website.

Bescherming van de jongeren die we begeleiden

Individuele begeleiding is niet beperkt tot een bepaalde leeftijd, maar begint meestal vanaf 10 ans. Wanneer het om een minderjarige gaat, past AU MENTAL de informatie aan zijn leeftijd aan en betrekt ze de houder van het ouderlijk gezag wanneer de wet, de overeenkomst of de aard van de verwerking dat vereist.

De ouder of wettelijke vertegenwoordiger wordt gevraagd enkel de nodige informatie door te geven en de privacy van de begeleide jongere te respecteren.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

De toegang is beperkt tot de gemachtigde personen binnen AU MENTAL en, afhankelijk van de gebruikte dienst, tot de dienstverleners die nodig zijn voor de werking:

• OVHcloud voor de hosting van de website en bepaalde technische gegevens;
• WPForms en WordPress voor het ontvangen en beheren van formulieren;
• Google Workspace, met name Gmail en Google Agenda, voor uitwisselingen en afspraken;
• Zapier wanneer de automatisering van een formulier of een afspraak geactiveerd is;
• Mailchimp (Intuit Inc.) voor het versturen van de nieuwsbrief aan wie zich inschreef;
• WhatsApp Business / Meta wanneer je dit kanaal kiest;
• het AU MENTAL-platform (online ruimte athlete.aumental.be en mobiele app), dat steunt op Google Cloud / Firebase (Google Ireland Limited) met opslag van de gegevens in de Europese Unie (België), voor de privéruimte en de opvolging;
• Stripe voor de beveiligde verwerking van onlinebetalingen, en WooCommerce (WordPress, gehost bij OVHcloud) voor het beheer van de bestellingen in de winkel;
• professionele adviseurs, overheden of rechtbanken wanneer de wet het oplegt of om een recht te verdedigen.

Deze ontvangers hebben enkel toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht en zijn onderworpen aan de toepasselijke contractuele en wettelijke verplichtingen.

Assistent op basis van artificiële intelligentie voor de opvolgingsverslagen

Om tijd te winnen bij het opstellen van verslagen kunnen onze coaches een assistent op basis van artificiële intelligentie gebruiken: Claude, ontwikkeld door Anthropic en uitgevoerd door Google Cloud (Vertex AI-dienst) in een datacenter in België (regio europe-west1). Google treedt op als verwerker van AU MENTAL SRL.

• Standaard gebruikte gegevens: cijfermatige opvolgingsgegevens (antwoorden op vragenlijsten, sessies, wedstrijden, NeuroTracker-resultaten, doelen), zonder naam, e-mail, club of geboortedatum: enkel de leeftijd wordt vermeld.
• Met een afzonderlijk schriftelijk akkoord van de meerderjarige atleet, of van een ouder voor een minderjarige: daarnaast de sessieverslagen en de schriftelijke opmerkingen in de vragenlijsten. De vertrouwelijke observaties van de coach worden nooit doorgegeven.
• Doel: een ontwerpverslag voorbereiden dat de coach leest, corrigeert en valideert. Er wordt geen enkele geautomatiseerde beslissing genomen.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om een kwaliteitsvolle opvolging te verzekeren voor de cijfermatige gegevens; jouw toestemming voor de sessieverslagen en de opmerkingen, en voor alle gegevens over gezondheid (welzijn, slaap, vermoeidheid).
• Bewaring: de ontwerpen worden op het platform bewaard bij het dossier van de atleet en samen ermee verwijderd. De gegevens die naar de assistent worden gestuurd, worden niet gebruikt om de AI te trainen.
• Jouw rechten: je kunt je akkoord op elk moment intrekken of je verzetten tegen het gebruik van de assistent door te schrijven naar info@aumental.be.

Opname van sessies (Plaud)

Met een schriftelijk akkoord van de meerderjarige atleet, of van een ouder voor een minderjarige, kan de coach een sessie opnemen met een Plaud-recorder. De Plaud-dienst (Plaud Inc.) zet de opname om in tekst en maakt een eerste versie van het verslag, die de coach naleest voordat hij ze aan het platform toevoegt. De audio-opname en de transcriptie worden verwijderd zodra het verslag is opgesteld. Rechtsgrond: jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

Verbonden horloges

Met een schriftelijk akkoord van de meerderjarige atleet, of van een ouder voor een minderjarige, kan de atleet zijn horloge koppelen (WHOOP, Polar en, in een volgende versie van de app, Apple Gezondheid). AU MENTAL ontvangt dan een dagelijkse samenvatting: duur en kwaliteit van de slaap, hartslagvariabiliteit, rusthartslag, herstel, trainingsbelasting, stappen en trainingen. Deze gezondheidsgegevens dienen enkel om het gevoel van de atleet (vragenlijsten) te vergelijken met de metingen van zijn horloge. Ze zijn zichtbaar voor de atleet en de coaches van AU MENTAL en worden bewaard bij zijn dossier. De atleet kan zijn horloge op elk moment loskoppelen in de app; vanaf dan worden geen gegevens meer geïmporteerd. Rechtsgrond: jouw uitdrukkelijke toestemming, die je op elk moment kunt intrekken. De fabrikanten (WHOOP Inc., Verenigde Staten; Polar Electro Oy, Finland) verwerken deze gegevens volgens hun eigen privacybeleid.

Gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige internationale dienstverleners, met name Google, Zapier, Mailchimp (Intuit), Meta, Plaud, WHOOP of hun onderaannemers, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

In dat geval steunt AU MENTAL op mechanismen die de AVG erkent, zoals een adequaatheidsbesluit, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een andere passende waarborg die op de doorgifte van toepassing is.

Hoe beschermen we de gegevens?

AU MENTAL neemt technische en organisatorische maatregelen in verhouding tot de risico's: toegangsbeperking, wachtwoorden en authenticatie, versleuteling van uitwisselingen waar mogelijk, back-ups, updates, beveiligingslogs en bewustmaking van de gemachtigde personen.

Aangezien geen enkel systeem absolute veiligheid kan garanderen, wordt elk incident geanalyseerd en behandeld volgens de toepasselijke verplichtingen.

Wat zijn je rechten?

Onder de voorwaarden van de AVG kan je vragen om:

• inzage in je gegevens en een kopie;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• wissing of beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van de gegevens die je verstrekt hebt;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van je toestemming op elk moment.

Richt je aanvraag aan info@aumental.be. Bij redelijke twijfel kan een strikt noodzakelijk identiteitsbewijs gevraagd worden.

Je kan ook een klacht indienen bij deGegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Cookies en externe diensten

Noodzakelijke cookies kunnen gebruikt worden om de werking, de veiligheid, de authenticatie en het onthouden van je keuzes te verzekeren.

Niet-essentiële externe inhoud of diensten worden pas geladen na je toestemming wanneer die vereist is. Je kan je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de module voor toestemmingsbeheer.

Het actuele overzicht van de cookies, hun aanbieders en hun duur staat in het Cookiebeleid.

Websites en platformen van derden

De website kan doorverwijzen naar externe diensten. Wanneer je die raadpleegt of ervoor kiest via die diensten te communiceren, geldt ook hun eigen privacybeleid. AU MENTAL raadt je aan dat te lezen voor je gegevens doorgeeft.